Lo smart working è una realtà sempre più comune, che diventa a volte necessità per aziende e lavoratori. Che cos’è lo smart working e quali sono gli strumenti che possono venirci in supporto?
Smart working, lavoro da remoto o lavoro agile, sono tutte espressioni che si riferiscono alla possibilità di lavoraresenza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro. Essenzialmente significa poter lavorare online, quindi anche da casa (o da qualsiasi altro posto), senza quindi dover raggiungere la propria sede aziendale.
Il kit base per lavorare da remoto sono senz’altro un computer (o altri dispositivi come tablet e smartphone) e una buona connessione internet. Tutto qui? No, in realtà per essere produttivi, anche lavorando da casa, è essenziale l’utilizzo di software e piattaforme che ci permettono di:
- gestire, pianificare e monitorare il lavoro
- archiviare e condividere i file di lavoro
- comunicare in maniera diretta.
Abbiamo selezionato per te 6 tool utili per portare avanti da remoto gran parte delle attività aziendali. Si tratta di strumenti usati comunemente anche all’interno di un team che lavora in sede, che però diventano essenziali in modalità smart working.
Trello
Trello è un tool di Project management che permette di gestire il flusso di lavoro. È molto utile per chi ha necessità di pianificare, gestire e monitorare il lavoro, e in particolare per chi lavora in team. Su una bacheca virtuale è possibile creare task e assegnarle ai vari componenti del gruppo. Le task possono essere suddivise per progetto, cliente o stato dell’attività. É possibile anche inserire commenti, descrizioni e allegare file. Trello prevede anche dei Power-up, ovvero dei plugin e integrazioni con altre app, per aggiungere ulteriori funzionalità.
Google Calendar
Google Calendar, strumento già conosciutissimo, è un planner online utile per organizzare il lavoro. É possibile inserire appuntamenti e meeting, promemoria, scadenze, segnare le ferie o assenze di un membro del team; tutto all’interno di un calendario condiviso consultabile da tutti dal browser o su device, direttamente usando l’applicazione del calendario che rimane sempre sincronizzata. Negli eventi del calendario è possibile anche aggiungere note e caricare documenti.
Google Drive
In ottica smart working le soluzioni cloud sono le più pratiche e semplici da adottare per l’archiviazione dei documenti di lavoro. Google Drive permette di salvare in cloud varie tipologie di file ed è accessibile da qualsiasi piattaforma o sistema operativo, da browser o app. Oltre all’archiviazione dei documenti, consente di condividere i file con il proprio team e di lavorarci simultaneamente. È un ottimo strumento che risolve le problematiche di spazio e accessibilità, non solo per chi lavora da casa, ma anche per chi viaggia spesso. Alternative di Google Drive: DropoBox o OneDrive.
WeTransfer
WeTransfer è un comodo e facile servizio per lo scambio di file via mail. Nella sua formula gratuita permette di scambiare documenti fino a 2GB senza occupare spazio sulla casella. È possibile inviare qualsiasi tipo di file, per comodità anche archivi zip contenenti più file. Inviare e ricevere documenti tramite WeTransfer è semplicissimo, è importante ricordare però che i file condivisi non rimangano a disposizione a tempo indefinito, ma vengono cancellati automaticamente dopo 7 giorni.
Skype
Lavorando da remoto, la comunicazione sincronica, quella veloce e sulla quale si può contare quando si lavora in ufficio, viene a mancare. Skype, il famosissimo software che consente di chiamare, videochiamare e inviare messaggi istantanei, ci viene in aiuto. Quando si lavora da casa, Skype è uno strumento prezioso a supporto della comunicazione all’interno del team di lavoro, sia per le chat che per uso telefono. Le videochiamate diventano utili in occasione di meeting o sessioni di brainstorming. Alternative di Skype: WhatsApp Web o Google Hangout Meet.
TeamViewer
Teamviewer è un software per il supporto e il controllo remoto. È un tool che consente di avviare semplicemente e velocemente una sessione di assistenza remota per fornire supporto istantaneo ai propri clienti, dipendenti o colleghi. Si sa le difficoltà tecniche, crash ed errori di sistema, sono frequenti ed essere in grado di fornire assistenza immediata è un grande Plus! Teamviewer consente anche di accedere da remoto a PC, smartphone o altri server e lavorare avendo accesso ai propri file e applicazioni.
Il lavoro da remoto può contare numerosi benefici per le aziende e i dipendenti, ma occorrono maggiori sforzi di comunicazione. Occorre migliorare le possibilità di interazione e riuscire a persuadere e interessare gli interlocutori anche a distanza, senza contatto. Come fare? Genially viene in aiuto di aziende, liberi professionisti, scuole con uno strumento multitasking che permette di creare visual, dossier, presentazioni, infografiche, quiz, video e perfino giochi interattivi. Un tool on line utile per garantire una comunicazione più efficiente. Il plus è rappresentato dai corsi e pillole di training per utilizzare al meglio ogni strumento, migliorando la comunicazione digitale in ogni contesto (lavorativo, scolastico, coi clienti). Un altro beneficio è senz’altro quello di poter costruire la propria reputazione on line, grazie alla possibilità di pubblicare i lavori e tracciare le views. È possibile scegliere tra un piano gratuiti e diversi a pagamento.